100% numérique pour le Conseil Municipal de Basse-Pointe

Depuis le 1er janvier 2005, le Code général des Collectivités territoriales (CGCT) a ouvert la possibilité pour les maires qui le souhaitent, d’adresser ces convocations par l’intermédiaire de courriers électroniques, sous réserve de l’assentiment des conseillers municipaux concernés. Références :   –    Article L. 2121-10 du CGCT – Article L. 2121-12 du CGCT – Loi n°2004-809 du 13 août 2004

En janvier 2021 la ville de Basse-Pointe a fait le choix de dématérialiser le processus de gestion du conseil municipal. Des convocations de l’assemblée à la tenue des séances en passant par la gestion des documents de travail et de projets jusqu’aux délibérations et partage des compte-rendus de séance.

Pour l’élu cela concerne les convocations électroniques aux assemblées avec horodatage, la dématérialisation des documents partagés et accessibles facilement, les alertes SMS et notifications Push.

Ainsi l’envoi des convocations et documents associés se fait par voie dématérialisée (par courriel et SMS). L’application garantit à la collectivité le respect des délais d’envoi et de lecture des convocations par horodatage. La collectivité réduit les coûts liés à une gestion papier des convocations tout en respectant la règlementation en vigueur (art. 9 de la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 et art.8 de la loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019)

ACTIONS

Les Convocations aux assemblées sont désormais envoyées sous forme électronique aux élus.
Préparation des convocations aux assemblées délibérantes par les agents (objet, documents de séance, texte d’accompagnement, heure, date, lieu) et envoi aux élus avec un système d’horodatage homologué, conforme à la réglementation en vigueur. Notifications push par courriel ou sms. Accès aux documents de séance via l’espace personnel : confirmation de présence ou remise d’une procuration).

Envoi dématérialisé de documents.
Envoi dématérialisé de documents (courriers, notes d’information, etc.) à un ou plusieurs élus. Les élus consultent le document et peuvent l’annoter. Un circuit de validation peut être défini entre plusieurs agents et élus.

Statistiques
Suivi de l’activité des élus via un tableau de bord statistique : nombre d’évènements couverts, types d’évènements, taux de participation aux assemblées, nature des documents traités, etc.

RÉSULTATS

 Grâce à la dématérialisation du Conseil Municipal nous générons un gain de temps appréciable, en réduisant la charge de travail du secrétariat des élus. Nos coûts d’impression et d’envois postaux des assemblées sont considérablement réduits (voire inexistant).

Nous avons favorisé la mobilité : En effet en dématérialisant le Conseil Municipal la ville a doté les élus d’une  tablette équipée de l’application mobile dédiée et accompagnée d’une formation pour sensibiliser à l’usage du nouvel outil afin de mieux répondre aux besoins des élus en déplacement : consultation de l’agenda, réponse aux sollicitations de la collectivité, consultation des documents, géolocalisation des événements, alertes SMS et notifications Push gratuites, etc.

C’est surtout le redéploiement des agents jusque-là affectés aux tâches administratives abrutissantes (copies, mise sous pli….) vers des activités leur permettant de monter en compétences.

COÛT DE L’ÉQUIPEMENT

La ville a bénéficié pour l’ensemble des équipements ( tablettes et applications) d’un financement à 100% par le DSIL (Dotation de soutien à l’investissement local) dans le cadre de la « transformation numérique ».

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