Le Conseil Municipal de la Mairie Basse-Pointe prend un nouveau virage technologique 2.0.

Le conseil municipal de la ville de Basse-Pointe a choisi le 100% numérique, tous les conseillers ont été équipés dune tablette. L’ensemble des contenus habituellement couchés dans un épais cahier distribué individuellement sont désormais accessibles en un simple clic.

Depuis le 1er janvier 2005, le Code général des Collectivités territoriales (CGCT) a ouvert la possibilité pour les maires qui le souhaitent, dadresser ces convocations par lintermédiaire de courriers électroniques, sous réserve de lassentiment des conseillers municipaux concernés. Références :   –    Article L. 2121-10 du CGCT – Article L. 2121-12 du CGCT – Loi n°2004-809 du 13 août 2004

En janvier 2021 la ville de Basse-Pointe a fait le choix de dématérialiser le processus de gestion du conseil municipal. Des convocations de lassemblée à la tenue des séances en passant par la gestion des documents de travail et de projets jusqu’aux délibérations et partage des compte-rendus de séance.

Pour l’élu cela concerne les convocations électroniques aux assemblées avec horodatage, la dématérialisation des documents partagés et accessibles facilement, les alertes SMS et notifications Push.

Ainsi lenvoi des convocations et documents associés se fait par voie dématérialisée (par courriel et SMS). Lapplication garantit à la collectivité le respect des délais denvoi et de lecture des convocations par horodatage. La collectivité réduit les coûts liés à une gestion papier des convocations tout en respectant la règlementation en vigueur (art. 9 de la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 et art.8 de la loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019)

ACTIONS

Les Convocations aux assemblées sont désormais envoyées sous forme électronique aux élus.
Préparation des convocations aux assemblées délibérantes par les agents (objet, documents de séance, texte daccompagnement, heure, date, lieu) et envoi aux élus avec un système dhorodatage homologué, conforme à la réglementation en vigueur. Notifications push par courriel ou sms. Accès aux documents de séance via lespace personnel : confirmation de présence ou remise dune procuration).

Envoi dématérialisé de documents.
Envoi dématérialisé de documents (courriers, notes dinformation, etc.) à un ou plusieurs élus. Les élus consultent le document et peuvent lannoter. Un circuit de validation peut être défini entre plusieurs agents et élus.

Statistiques
Suivi de lactivité des élus via un tableau de bord statistique : nombre d’évènements couverts, types d’évènements, taux de participation aux assemblées, nature des documents traités, etc.

RÉSULTATS

 Grâce à la dématérialisation du Conseil Municipal nous générons un gain de temps appréciable, en réduisant la charge de travail du secrétariat des élus. Nos coûts dimpression et denvois postaux des assemblées sont considérablement réduits (voire inexistant).

Nous avons favorisé la mobilité : En effet en dématérialisant le Conseil Municipal la ville a doté les élus dune  tablette équipée de l’application mobile dédiée et accompagnée d’une formation pour sensibiliser à l’usage du nouvel outil afin de mieux répondre aux besoins des élus en déplacement : consultation de lagenda, réponse aux sollicitations de la collectivité, consultation des documents, géolocalisation des événements, alertes SMS et notifications Push gratuites, etc.

C’est surtout le redéploiement des agents jusque-là affectés aux tâches administratives abrutissantes (copies, mise sous pli….) vers des activités leur permettant de monter en compétences.

COÛT DE L’ÉQUIPEMENT

La ville a bénéficié pour l’ensemble des équipements ( tablettes et applications) d’un financement à 100% par le DSIL (Dotation de soutien à l’investissement local) dans le cadre de la « transformation numérique ».

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